亿方云助力文件管理高效协作,实现随时随地办公!

据调查,绝大多数企业的核心业务都具有以下共性:周期长、节点多、产生文件繁杂、需要多个部门或团队通力合作等。

随着信息化的加速发展,企业日常办公、业务运营、资料管理等越来越依赖于信息系统,对于资料数据的可靠性和业务连续性要求也越来越高。传统的文档管理局限于存档,早已经无法满足企业的过程控制、成果积累及服务体系化的要求。

亿方云作为一款团队高效协同办公的工具,为企业的文件管理和异地办公等需求痛点提供安全、便利、高效的解决方案。

企业痛点之一:文件涉及企业机密,流失泄漏风险巨大

企业在日常运营中会产生大量文件,其中包含重要客户信息以及财务数据等,这些文件都是企业宝贵的数字资产,部分文件内容为企业核心机密,数量大而且分散在员工的个人电脑、U盘等处。像律师等行业更具有特殊性,同一个文件可能要经过很多人之手,同一个部门的不同员工对同一文件可能也会有不同操作权限。总之,文件缺乏统一规范的管理,存在损坏、流失和泄漏风险。

解决方案:文件权限统一管理,工作文件安全流转

亿方云提供海量文件存储空间,实现企业资料汇总存储和管理,进行统一归档和备份。

支持通过文件/文件夹的基础搜索功能,还可以自定规则来高级搜索,方便日后查找资料、分析和利用数据,对企业的知识和数据不断进行沉淀和积累。

员工可以先在亿方云上建立协作文件夹,邀请相关同事进入协作。亿方云不仅支持对不同的文件/文件夹设置不同权限,而且权限可具体到任意成员。可以设置七级权限管控, 分别为“上传者”、“预览者”、“上传/预览者”、“查看者”、“查看/上传者”、“编辑者”、“共同所有者”。可根据用户职责范围,快速配置权限,可追溯的操作日志监督,满足企业多样化权限管控。

如果是需要对外分享的文件,分享者还可针对文件本身进行密码、分享期限、访问及下载权限等设置,所有文件的流转过程安全、可控。

同时,亿方云采用传输存储全链路加密,文件上传下载使用HTTPS传输协议,传输过程中对文件本身进行了二次AES CTR 256算法流式分块加密,为用户数据做了多达四份加密保存,且数据分布在不同的存储平台,杜绝因平台原因造成的用户数据丢失。

企业痛点二:文件多平台存放传输,版本重复混乱

在传统办公情景中,员工大多通过微信、QQ、邮件或者其他沟通软件渠道通知对方文件的修改进度,反复多次的来回传输,办公效率大大降低,信息同步不及时,版本容易混乱。

解决方案:文件分享标准化,实时无感知同步

企业使用亿方云,可以对“文件获取与分享”进行标准化和流程化的改造。
在文件获取方面,员工可以在亿方云上发起文件收集邀请,被邀请人接收到信息后,可以自行将文件上传到指定的文件夹中,无需传统的邮件或微信收发,大大减少文件收集时间。

亿方云还可以实现本地文件实时与云端文件同步,意味着员工不再需要把文件从本地复制,再粘贴到亿方云中。省去了文件传输的过程,使媒介「网盘」的概念淡化,只有本地和云端的差别。

在文件分享方面,同为亿方云用户的同事们,在平台上可直接互相分享文件。而分享给外部的案件参与人员时,可以先为文件生成链接后再分享至微信、QQ。

而不管是以上哪一种分享方式,对被分享文件所做的编辑、修改、更新等操作都会实时无感知同步,被分享的参与人员看到的均会是最新版本。

随着文件的不断修改和更新,亿方云会自动保存文件的历史版本和历史修改记录,可随时追溯查看,免费版支持10个历史版本保留,最多支持 100 个历史版本保留。历史版本可实现设为「最新版本」「下载」和「删除」等操作。

如此一来,在多人合作的场景之下,文件“来回传输”的时间就可被大大缩减。

企业痛点三:多地办公联动周期长,工作效率低

工作中经常遇到与多方合作的情况,项目周期比较长,在各个阶段有不同的部门参与,这个过程存在大量的文件的协作。文件下载查看不方便,意见回复往往不及时。

解决方案:企业文件随身而行,移动端全功能支持

亿方云移动端实时消息提醒,第一时间获得新消息提醒,即时加入协作,重要工作不再错过,支持语音评论功能,出差途中更便捷,企业通讯录方便联络同事。

微信、QQ轻松分享文件,无需下载就可直接访问,告别消耗流量的手机文件传送,第三方应用中的文件可以直接保存至亿方云。

亿方云支持在线访问和编辑文件,web端Word、Excel、PowerPoint等常用格式文档无需下载,在线编辑和保存,各终端支持100+种格式完美预览,PSD、CAD等专业格式无需转换,随时随地获取工作资料。

企业痛点四:出差时文件确认步骤繁琐

一份重要的纸质文件需要和总部做确认,此时员工又身处在外,看似简单的“文件确认”工作往往需要经过满大街找打印店、扫描纸质文件、转成电子文件、U盘拷贝文件、发送总部、总部审阅、盖章后回传等众多繁琐步骤才能完成最终确认。

解决方案:移动端文档扫描与打印

通过亿方云的文档扫描功能,员工哪怕是出差在外,也可使用移动端扫描识别文档、合同等资料, 将各类纸质文档快速转换为PDF文档。同时,扫描后的文档将被自动进行文档边角识别和视觉上的优化处理,用户也可根据需要手动调整文档,进行边角优化、还原处理、旋转、删除等操作。优化完成后,员工即可将PDF文档实时上传到亿方云,并@总部相关人员及时确认。

同时,为给出差在外的员工提供更多便利,亿方云移动端预览页面还设有“打印”入口。在手机和打印机处于同一局域网的前提下,凡是支持预览、未开启本地加密且用户拥有下载权限的文件,用户均可通过手机直接进行打印操作。纸质合同便可通过手机端直接进行打印,省去了合同来回传真的繁琐操作,客户间合同沟通及合作进程丝毫不受影响。

随着市场竞争越来越激烈,企业对于缩短项目周期、管理规范化和标准化、控制成本与质量等要求越来越高。管理好海量的文档资料,解决文件存储分散、文件丢失、信息检索困难、信息共享滞后等难题,对于企业提升管理效率具有重要作用,而数据的沉淀和积累也将在未来帮助企业应对大数据时代的机遇和挑战。


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